원제: #4. Presentations 101 (by John Clayton)
이번에 소개하는 네 번째 Article은 ‘프레젠테이션 개론’으로, 미숙한 발표자가 많이 저지르는 실수를 이야기하고 이에 대한 해결방안을 제시하고 있다. 여기에 제시한 내용들이 노련한 발표자에게는 익숙할 수 있겠으나, 다른 한편으로는 자신의 발표를 전반적으로 돌아볼 수 있는 좋은 기회가 될 수 있을 것 같다.
좀 더 자세한 내용은 원문을 참고하길 바란다.
출처: Harvard Management Communication Letter, #C0011B
저자 John Clayton은 두 가지 유형의 실수를 구분했다. 즉 고개를 설레설레 흔들게 만드는 너무나 명백한 실수와 좀 더 수준 높은 대응이 필요한 실수로 말이다.
너무나 명백한 실수에는 4가지를 소개했다.
① 스크립트 읽기
청중을 잃는 가장 빠른 방법이다. 스크립트 대신 청중을 바라보고 관계를 구축하라.
② 발표 강단 뒤에 숨기
청중들이 발표자를 보고 자신의 제스처를 볼 수 있게 하라.
③ 시간의 제약을 무시하기
5분 간의 발표를 30분의 발표로 만들지 마라.
④ 삼천포로 빠지기
일화는 발표의 핵심과 관련되어 있을 때만 강력한 도구가 될 수 있다.
다음은 좀 더 수준 높은 대응이 필요한 실수들과 해결 방안이다.
청중을 파악하지 못한 것
모든 의사소통 과제에서는 청중이 알고 싶어 하는 것을 이해해야 한다. 그리고 나서 청중들의 요구를 중심으로 발표를 구조화해야 한다. 예를 들면, 제안한 전략에 대한 장점과 단점, 신규 소프트웨어 패키지에 대한 개략적 소개 등 같이 말이다.
발표는 다른 형태의 의사소통과 달리 청중들이 직접적인 피드백을 주어야 한다. 따라서 질의, 토론 등과 같이 청중과 직접 상호작용할 수 있는 발표 형식이면 가장 베스트다. “단식 부기 회계에 대해 잘 아시는 분이 혹시 여기 계신가요?”
청중의 관심을 끌지 못한 것
청중의 관심을 끌기 위해서는 ‘Why should we care?’ 혹은 ‘Why is this important?’ 등의 의문을 해소시켜야 한다. 가장 쉬운 방법으로 그들이 해결해야 하는 문제를 준비해서 설명하는 것이다. 또 다른 방법으로 일화나 깜짝 놀랄 만한 사실을 이용할 수도 있다. “우리 고객의 절반 이상이 6개월 이내에 DVD 플레이어를 사고 싶어 합니다.”
발표 전체의 큰 지도를 제공하지 못한 것
일단 청중들의 관심을 끌었다면, Where are we going? 의 의문을 해소시켜야 한다. 전체 목차구조가 복잡하다면, 목차 슬라이드를 이용하라. 그래서 새로운 섹션으로 들어갈 때마다 목차 슬라이드로 돌아가 청중들에게 지금 어디를 이야기하고 있는지, 과거에 어디를 이야기했는지, 앞으로 어디를 이야기할지를 이해하게 한다.
반면에 전체 구조가 단순하면, 초반에 청중들이 발표를 통해 배워야 할 것을 한 문장으로 제시하라.
“오늘 발표를 마치면, 저는 여러분께서 온라인 구매가 어떻게 산업을 형성하고 있는지, 주요 플레이어는 누구인지, 우리가 성공하기 위해 어디에 투자해야 하는지에 대해 이해하길 바랍니다.”
시각적 보조도구 없이 발표하는 것
오감은 정보를 전달하는데 매우 효율적이다. 특히 시각적 효과는 다른 감각과 달리 만들기 쉽고 매우 강력하다. 우리 대부분은 관계, 흐름, 공간적 구조를 포함하는 많은 개념에 대해 시각적으로 생각한다. 따라서 도표, 차트, 맵 등을 이용하라. 또한 시각적 도구는 감정적 반응을 끌어낸다. 광고주가 회사의 제품을 이용해서 매력적이고 행복한 사람들을 보여주는 이유가 바로 이것이다.
단, 글 중심의 시각적 자료는 금물이다. 당신이 이야기하는 속도보다 청중이 훨씬 빠르게 읽기 때문이다. 대신에 객체, 사진, 도표가 말과 결합된다면, 발표자가 반복해서 크게 말하지 않아도 내용을 충분히 강조할 수 있다.
또한 시각 자료는 유인물 형태보다 스크린에 보여질 때 효과적이다. 청중들이 당신 대신 유인물에 집중할 수 있기 때문이다. 절차, 웹 사이트 등의 정확한 정보를 담은 유인물을 전달해야 한다면, 발표가 끝났을 때 관심 있는 사람들만 가져가도록 하라.
메시지와 관련 없는 시각적 자료를 이용하는 것
글의 단락마다 핵심을 주제문으로 표현하는 것처럼, 각 시각적 자료마다 핵심을 타이틀로 표현해야 한다. “왜 내가 웃고 있는 사람들의 사진을 봐야 하는 거지?”에 대해 타이틀은 “본 제안은 직원의 만족도를 높일 것입니다” 를 말해준다.
당신이 문서를 구성하고 편집하는 것처럼, 시각적 자료도 전달 메시지와 비교하면서 설계하고 편집해야 한다. ‘어떤 숫자를 내가 봐야 하는 거지?’, ‘이 그래프가 나타내고자 하는 경향은?’ 등의 청중들의 질문에 답할 수 있도록 말이다.
시각적 보조도구가 제대로 역할을 못하도록 한 것
시각적 자료 개발에 힘쓴 만큼, 슬라이드가 제 역할을 하도록 해주자. 몸으로 스크린을 가리는 대신, 청중들이 당신과 스크린을 모두 볼 수 있는 곳에 서라. 스크린을 보고 말하는 대신, 슬라이드가 적합한 것인지 여부만 확인하고 청중들을 보며 발표하라. 청중들이 슬라이드를 이해하고 있는지 확인 후 다음으로 넘어가라.
열정 없이 발표한 것
비즈니스 세계에서 ‘발표’라는 의사소통의 수단이 필수적으로 살아남은 주된 이유는 청중들이 발표자의 신뢰성, 본질, 열정 등을 판단하고 결정할 수 있는 직접적인 경험 때문이다.
청중들에게 당신이 전달하려는 주제에 대해 신뢰와 믿음을 안겨주고 주제를 효과적으로 전달한다면, 당신은 청중들의 시험에 통과할 것이다. 즉 당신의 발표는 성공한 것이다.
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