제안은 RFP를 꼼꼼히 읽는 것부터 시작한다. RFP에는 고객의 요구사항 뿐만 아니라 제안업체가 준수해야할 제안서 작성 방법과 평가 기준, 제출 서류 등이 포함되어 있다.
RFP분석의 의미 = 요구분석 + 입찰참여결정
RFP 분석은 고객의 요구사항을 확인하는 것이 목적이나, 제안 참여업체 입장에서는 입찰에 참여할 것인지, 제안서를 작성해 제출할 것인지를 결정짓는 일이기도 하다.
제안하는 데에는 돈이 든다. 당연히. 게다가 할 수 있을 것이라고 제안에 참여해 덜컥 사업을 계약했으나 망하기도 한다. 기간과 범위, 실행 역량에 대한 잘못된 판단으로 사업에 참여했을 때. 사업 지연에 따른 위약금을 물어줘야 하거나 수습을 위해 사람이나 물건 등 자원을 추가 투입해야 하는 등 예상치 못했던 비용이 발생하게 된다. 비즈니스를 살리려던 제안 때문에 오히려 망한다. 그러니, 사업이 공고되었다고 무턱대고 제안에 참여할 것은 아니라는 것이다. 더 나은 기회를 기다리는 것이 현명한 일인 것으로.
RFP 구성항목 중 가장 중요한 것은?
제안요청내역? ………… 땡! 가장 중요한 항목은 평가기준이다. 평가기준이 가장 중요한 이유는 평가는 평가표를 기준으로 하기 때문이다. 오해할까 부연하자면, 평가항목은 제안요청내역을 대부분 포함한다.
평가기준에는 항목별 배점이 있다. 여러 항목 중 무엇을 더 중요하게, 더 상세히 다뤄야할지 알려주는 지침이다. 위의 예에서라면 배점이 80점인 관광인프라의 접근성 및 주변환경이 50점인 보세화물 관리 인력의 적정성보다 중요하게 다뤄질 필요가 있다.
세부 평가항목을 보자. 적정성, 구비 여부, 경력 및 인력 보유, 실적, 비율, 노력 정도… 등 무엇을 어떤 기준으로 평가할 것인지 제시되어 있다. 요청사항을 어떤 방향으로 작성해야 할 것인지에 대한 가이드가 된다. 예를 들어, 내부통제시스템 구비 여부라면 내부통제시스템이 ‘있다, 없다’ 를. 기록유지의 적정성이라면 기록유지의 전 과정(중요성, 무엇을, 언제, 어떻게, 어디서, 누가 등)을 작성해 적정(보다 높은 우수)한 평가를 받도록 작성해야 한다.
공개된, 공식적인 RFP의 한계
RFP는 제안에 참여한 모든 업체에게 공정한 경쟁을 전제로 공식적인 절차를 통해 동일한 정보를 제공한다. 어느 기업에도 유리하지 않고, 어느 기업에도 불리하지 않다. RFP만으로는. 그러나 치열한 경쟁에 처한 기업이 보자면, 모두에게 같은 RFP만으로는 부족하다. 조금 더 알고 싶고, 조금 더 정확히 알고 싶다. 이기는 제안을 하자면. 그것이 RFP가 갖는 한계라고 하면 RFP입장에서는 좀 억울할까?
