아직 제안서는 한 줄도 안 썼지만 이제 거의 다 왔다. 남은 것은 앞선 5단계를 거치며 모은 정보와 도출한 해결안을 제안서에 쓰기만 하면 된다.
RFP의 제안서 작성방법을 기준으로 할 것
RFP에는 목차, 작성 해야할 내용은 물론 작성 분량과 심지어는 편집 용지, 활자 크기, 제본과 인쇄방법에 대한 규정까지도 있다.(물론 모두가 그런 것은 아니고)
그림. RFP 제안서 작성방법(예. 면세점 특허신청)
기준이 없다면? 5W1H + 가격
항목을 부르는 이름은 달라지겠지만, 제안작성방법에 제시된 목차도 결국 5W1H + 가격이다.
제안서 작성에 필요한 글쓰기 역량
잘 쓰기에 앞서 정확히 쓰는 것이 요구된다. 주어와 술어가 일치하도록 쓰고, 헷갈리는 복합문장 대신 단문을 쓰고, 사용하는 용어는 통일하는 것과 같은 기본적인 쓰기 말이다. 일단은 읽을 수 있어야 제안의 내용을 판단할 수 있지 않을까. 한 페이지를 읽어 내려가기 어려운 제안서가 무슨 차별화를 논할 수 있겠는가 말이지.
제안은 차별화되어야 한다는 강박관념 때문인지, 제안서에는 키메시지, 강조, 특장점, 핵심사항 등 ‘차별화’를 위한 요소가 참 많다. 많아도 너무 많다. 문제는 비슷비슷한 선언문이 매 페이지에 반복된다는 것이다. 최고이고, 최적이고, 최강인 …
단순해지자. 주어 술어부터 제대로 쓰고, 요구에 대한 정확한 답변부터 쓰자. 그 이후에 제일 중요한 몇 가지만 강조하자. 그렇게만 해도 글쓰기는 훨씬 쉬워지고, 제안서를 읽는 것도 쉬워질 것이다.
그림인가, 정보 구조화인가
제안서를 텍스트로만 구성하지는 않는다. 짧은 시간에 빨리 제안내용을 전달하기 위해 도식화를 한다. 도식(圖式)이란 사물의 구조, 관계, 변화 상태 따위를 일정한 양식으로 나타낸 그림. 또는 그 양식을 말한다. 개념의 관계를 명백히 보이는 부호의 방식 이라고도 정의하고 있다. N의 사전에 따르면. 영어로는 Diagram.
뜻풀이에서 드러나듯이 도식화란 내용을 명확하게 전달하는 것을 목적으로 시각화 하는 것이다. 문제는 그림으로 오해하는 사람들이 있다는 것이지. 도식은 그림 그리는 재능이 필요하거나 디자이너가 해야 할 몫이 아니라 내용을 아는 제안팀이 뜻대로 구조화 하는 것이다. 그러니, 제안의 전달력을 높이고자 한다면 도식하는 역량도 갖춰보자. 도식은 ‘Visual Vocabulary’ 시리즈에서 사례를 들어 다루고 있다. 좀 더딘 시리즈 이긴 하지만 참조가 될 것이다.
